Google Workspace APP
Executive Summary
Denne vejledning giver fem vigtige Google-anbefalinger til migrering til Google Workspace. Den skitserer gennemprøvede værktøjer, ressourcer og support, ud over historier fra kunder, der har migreret med succes. For informationschefer (CIO'er), der søger en moderne produktivitets- og samarbejdsløsning, tilbyder Google Workspace et overbevisende alternativ til ældre værktøjer til virksomhedsvirksomheder. 10 millioner kunder og 3 milliarder brugere verden over har tillid til, og Google Workspace giver organisationer et velkendt, moderne og intuitivt miljø til kommunikation, file ledelse, dokumentsamskabelse og meget mere.
Hvorfor Google
Arbejdsplads? En kort opsummering
Google Workspace kan hjælpe organisationer i alle størrelser og på tværs af stort set alle brancher med at forbedre sikkerheden, produktiviteten og samarbejdet. Med AI-drevne sikkerhedsfunktioner og cloud-native og nul-trust-arkitektur er virksomheder afhængige af Workspace til at beskytte deres mest følsomme data. Kunstig intelligens (AI), der er indlejret på tværs af produktivitetspakken, kan hjælpe organisationer med at spare tid og forbedre arbejdskvaliteten.
Ved at bruge Google Workspace med Gemini implementerer virksomheder i alle størrelser AI sikkert i stor skala. Ifølge vores nylige undersøgelse af virksomhedskunder, der bruger Gemini, sparer brugerne i gennemsnit 105 minutter om ugen, og 75 % af de daglige brugere siger, at det forbedrer kvaliteten af deres arbejde. Organisationer migrerer til Workspace for at gribe muligheden for IT og kulturel modernisering, for at strømline arbejdsgange for hurtigere beslutningstagning og for at hjælpe med at eliminere flaskehalse gennem problemfrit samarbejde.
Kapitel 1
Fem vigtige anbefalinger til en problemfri migrering til Google Workspace
Migration til enhver teknologi er en mangefacetteret proces, men det behøver ikke at være skræmmende. Organisationer fra hele verden vælger at migrere til Workspace hvert år. En vellykket migrering kræver en strategisk tilgang, der prioriterer forståelse af teknologimiljøet og kildedata, minimerer potentielle risici og erkender, at forandringsledelse for medarbejderne er en afgørende komponent for succes.
Hver migrationsrejse vil være unik, og tidslinjen vil variere afhængigt af organisationens datamængde og kompleksitet. Når du planlægger en migration, er det afgørende at begynde med omhyggelig overvejelse af organisationens nuværende miljø og specifikke behov og omstændigheder. Kunder har ofte gavn af at starte processen 1-2 år før udløbet af deres licensaftale med en ældre udbyder.
Her er fem trin, du kan følge for at starte denne proces sammen med dit Google-kontoteam og den valgte implementeringspartner.
Revidere og forstå kildedataene
Vurder datatype, størrelse og kompleksitet nøjagtigt for at forudse udfordringer og optimere migreringstilgangen. Identificer din datadistribution for at afdække, hvordan dataene er spredt ud over kildesystemet. Husk, at krav til organisationsdata kan variere fra afdeling til afdeling, og disse behov bør informere din migreringstidslinje og -strategi. Håndter proaktivt eventuelle ikke-understøttede datatyper eller hårde begrænsninger i Google Workspace for at forhindre forstyrrelser.
Udnyt kildescanninger
Udfør en omfattende dataanalyse ved at bruge scanningsfunktionalitet, såsom Google Workspace Migrate, for at få dyb indsigt i kildedataene. Optimer migreringsprocessen ved effektivt at fordele arbejdsbelastninger på tværs af migreringsinfrastruktur og prioritere store datasæt. Du kan bruge Google Workspace-migreringsproduktmatrixen til proaktivt at undersøge værktøjer, der kan bruges til at migrere bestemte typer data.
Planlæg din migrationstilgang og medtag forandringsledelse fra begyndelsen:
Når du planlægger en virksomhedsmigrering, er det afgørende at tilpasse dit it-team, dit Google-kontoteam og din implementeringspartner efter tilsigtede resultater med definerede mål og målsætninger. Nogle organisationer kan vælge at bruge Google Workspace i sameksistens med specifikke ældre værktøjer og punktløsninger.
Andre kan vælge at migrere fuldt ud til Google Workspace. Google understøtter begge migrationsmodeller; En fuld migrering hjælper dog organisationer med at maksimere fordelene og investeringsafkastet ved Workspace.
Selvom der er mange måder, hvorpå en virksomhed kan opbygge sin migrationsstrategi for at nå forretningsmålene, anbefaler Google en trefaset tilgang med kerne-it, tidlige brugere og global go-live.
Googles foreslåede tilgang til trinvis migration
De tre faser af kerneimplementeringsaktiviteter kan typisk tage 3-9 måneder.
- Fase 1: Planlægning og kerne-IT Implementer kun til kerne-it-teamet.
Denne fase begynder i samarbejde med en partner for at tilpasse implementeringsplanerne til Googles bedste praksis og skabe en succesvej for det overordnede projekt. Denne fase bekræfter og tester teknisk design, identificerer integrationspunkter og giver teamet mulighed for at blive fortrolig med værktøjer og teknologi. - Fase 2: Tidlige brugere implementeres til 5-10 % af de samlede brugere. Denne fase validerer migreringen, tester forandringsledelsesplanen og indsamler feedback om træning og kommunikation, så planen kan justeres efter behov for bedst muligt at imødekomme brugernes behov.
- Fase 3: Global Go-Live Deploy til alle brugere. Denne fase bringer resten
af organisationen om bord, udfører omfattende træning og kommunikation og går over til langsigtet adoption og transformation. som beskrevet i implementeringsvejledningen for store organisationer. Denne proces tager typisk 3-9 måneder, og den kan tilpasses din organisations specifikke krav og behov. - En veludført strategi for forandringsledelse er essentiel for en gnidningsløs og vellykket arbejdsområdemigrering. Ved at fokusere på kommunikation, træning og support kan du minimere forstyrrelser, styrke medarbejderne og opnå de ønskede forretningsresultater. Du kan bruge denne guide som skabelon for din strategi for forandringsledelse.
Prioriter datamigrering
Med omhyggelig planlægning og overvejelse kan du bestemme din organisations kritiske data for go-live, og hvad der er ikke-essentielle data for go-live. Det er ikke nødvendigt at migrere alle data inden din startdato. Fokuser på at migrere væsentlige data først for at sikre en vellykket live-oplevelse. Overvej at migrere ikke-kritiske data efter at have gået live for at strømline den indledende migreringsproces.
Reducer risici proaktivt
Foregribelse af udfordringer før en migrering vil hjælpe med at holde dit team på sporet. Åben kommunikation, proaktiv planlægning og fokus på dataintegritet vil bane vejen for en problemfri migreringsoplevelse.
Kapitel 2
Kundes succeshistorier
Equifax driver kulturel transformation efter at have migreret over 20,000 medarbejdere til Workspace.
Som et af tre kreditoplysningsbureauer i USA hjælper Equifax millioner af forbrugere og virksomheder hvert år med at nå deres økonomiske mål. Equifax drev kulturel transformation på tværs af sin virksomhed ved at indføre Google Workspace. Det migrerede data fra omkring 21,000 brugere, før Workspace blev implementeret for medarbejdere i 20 lande. Ved at bruge teknologi som løftestang hjalp Equifax sin arbejdsstyrke med at fremme en kultur af samarbejde og fællesskab, hvilket resulterede i næsten 100,000 Google Chat-beskeder hver dag. Enkelheden og sikkerheden ved Workspace og evnen til at arbejde med dokumenter fra hvor som helst har hjulpet Equifax til at strømline kommunikation og samarbejde.
Brasiliansk statsinstitution migrerer 3.5 millioner+ files til Workspace om 2 måneder
I Brasilien er Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) den offentlige anklagemyndighed for staten Amapá. Det er en institution styret af Brasiliens føderale forfatning og forpligtet til at forsvare loven, demokratiet og enkeltpersoners og samfundets interesser. På 2 måneder migrerede den 4 TB data, der spænder over mere end 3.5 millioner institutionelle files. Nu har MP-AP 99.9 % serviceoppetid og en 90 % adoptionsrate af Google Workspace blandt medarbejderne. Det har opnået mere fleksibilitet for fjernmedarbejdere, lettere dokumentdeling mellem teams og eksterne enheder og større styring af data, der er lagret af agenturet.
LifeCell udfører en fuldgyldig migrering for 1,200+ medarbejdere på under 3 måneder for at øge effektiviteten
LifeCell blev grundlagt i 2004 og er Indiens største stamcelle- og vævsopbevaringsbank. Det er en hovedleverandør af genetiske screeningstests og er en førende aktør inden for celle- og vævsbaseret behandling. LifeCell udførte en fuldgyldig Google Workspace-migrering på under 3 måneder for mere end 1,200 medarbejdere, hvilket forvandlede samarbejdsmuligheder med detaljerede privatlivsindstillinger. Google Workspace har også hjulpet organisationen med at forbedre workflow-effektiviteten fra topledelsen til frontlinjepersonalet ved at reducere spam-angreb til nul.
Inden for 4 måneder har Humanamigreret 13,000 brugere til Workspace, reduceret IT-omkostninger og skærpet security.ty. De brugervenlige samarbejdsværktøjer i Google Workspace har forbedret moralen og effektiviteten blandt 13,000 teammedlemmer i felten og på kontoret hos Humana, der er førende inden for plejeydelser i Finland, Norge og Sverige. IT-teamet er nu overbevist om, at gennemtestede Workspace-sikkerhedsfunktioner holder følsomme kundedata sikre, og Humana forventer, at migreringen til Workspace vil reducere anmodninger om teknisk support med mindst 50 %. Humana migrerede 22 TB data, inklusive 55 millioner e-mails, 5.5 millioner dokumenter og 4.5 millioner kalenderelementer.
Jeg er 100 % sikker på, at Humana-teamet er gladere og mere produktive med Google Workspace, end de var med vores tidligere platform, og sammen med Chrom OS vil det gøre vores data mere sikre end nogensinde før."
Adam Nerell CIO, Humana
Colgate-Palmolive migrerer 28,000 brugere til Workspace på 6 måneder
"Google Workspace skilte sig ud, fordi det i sandhed er et integreret værktøjssæt med enkelt login og én mappe. Google Workspace er bygget til skyen uden arv på stedet. Vi følte, at Google fortsat ville være den største innovator inden for cloud-samarbejde og en partner, vi kunne vokse med,” siger Mitch Cohen, direktør for samarbejde hos den globale forbrugerproduktvirksomhed Colgate-Palmolive. På bare tre måneder brugte mere end 94 % af brugerne aktivt Google Drev, og over 57,000 timers Google Meet-sessioner blev gennemført på kun en måned. Nu har alle fra C-suiten til postrummet hos Colgate en Google Workspace-konto og bruger den dagligt.
Kapitel 3
Migrationsværktøjer og -ressourcer fra Google
Under en migrering kan organisationer få adgang til en række første- og tredjepartsværktøjer, processer og support fra Google for at hjælpe med at lette processen fra planlægning til udførelse.
Din Workspace-kontorepræsentant
Som dit første stop skal du kontakte din Google Workspace-kontorepræsentant, som arbejder tæt sammen med vores partnerøkosystem og tilbyder en række end-to-end-tjenester, mens du foretager overgangen. Disse tjenester omfatter rådgivning, rådgivning, teknisk kontostyring, forandringsstyring, aktivering og træning, transformationslaboratorier og mere. Din kontorepræsentant vil arbejde sammen med dig om at engagere den rigtige partner til dine migreringsbehov.
Partnere
Vores udvidede netværk af administrerede tjenester og implementeringspartnere hjælper kunder med at vælge en løsning, der passer til dem, og som leder den overordnede migrering og implementering. Vores partnere ledsager mange organisationer i deres Workspace-rejse og bringer årtiers erfaring med at støtte store kunder med op til 200,000 ansatte.
Google Workspace har strategiske partnerskaber med partnere på tværs af alle regioner. Teknologipartnere (ISV'er) hjælper med datamigreringsprocessen samt forbinder med virksomhedens forhandlerpartner. I samarbejde med din kontoadministrator vil din valgte partner arbejde sammen med dig om at oprette en detaljeret plan for hver af de af Google anbefalede faser. Disse faser kan omfatte opdagelse, strategisessioner, aktivering, træning og demoer fra planlægning til implementering og videre. Den fulde liste over partnere kan findes her.
Professionelle tjenester
Derudover kan dit kontorepræsentantteam engagere Google Professional Services for at komplementere din servicepartner og sikre implementeringsrejsen med et ekstra lag af teknisk, ændringsadministration og styringssupport. Denne support kan omfatte adgang til ekspertrådgivere, bedste praksis, et samarbejde med Googles produkt- og teknikteam for at sikre succes med vigtige implementeringsmilepæle og meget mere. Den fulde liste over tjenester, der tilbydes af Google Professional Services, kan findes her.
Vores teams har udviklet en specifik metode og værktøjer til at guide kunderne gennem migrationsrejsen fra planlægningsfasen til en vellykket lancering. F.eksampMed Google Workspace Migrate kan du administrere store migreringer til flere Google Workspace-kernetjenester fra et enkelt sted. Vi leverer detaljeret dokumentation og implementeringsvejledninger for at hjælpe dig med at vælge den bedste mulighed for at flytte din e-mail, kalender, kontakter, mapper, files og tilladelser til Google Workspace. Vi har udvalgte ressourcer til at hjælpe dig hvert skridt på vejen, herunder:
- Virksomhedsimplementeringsressourcer og vores implementeringsvejledning til store organisationer. Organisationer kan bruge disse ændringsadministrationsressourcer og tekniske vejledninger til at udrulle Google Workspace til store organisationer. Følg vores 90-dages udrulningsplan for at introducere Google Workspace til dine brugere, teste tjenester og datamigrering og få succes med at flytte hele din organisation.
- Tekniske implementeringsvejledninger og migreringsvejledninger til dybdegående vejledning. Disse ressourcer giver detaljerede, omfattende oplysninger om mere detaljerede emner, såsom datamigrering fra Microsoft Outlook til Google Workspace og mere.
Google Workspace giver virksomhedsorganisationer moderne samarbejdsværktøjer og et sikkert cloudmiljø. Med en struktureret tilgang, gennemprøvede værktøjer og ekspertsupport er migration en overskuelig proces. Lad Google Workspace hjælpe med at frigøre dit arbejdsstyrkes fulde potentiale.
Dokumenter/ressourcer
 |
Google Workspace APP [pdfBrugervejledning Workspace APP, Workspace, APP |